La gestion documentaire est une tâche fastidieuse et fatigante. Surtout pour les hommes d’affaires, car ils doivent gérer beaucoup plus de paperasse qu’une personne moyenne.
Heureusement, ils ont trouvé une solution dans Imagetotext.io . L’outil est utilisé par beaucoup d’entre eux pour améliorer la gestion documentaire. Maintenant, vous vous demandez peut-être comment ? Eh bien, c’est ce dont nous parlerons dans cet article. Mais avant d’entrer dans tout cela, laissez-nous vous parler un peu de l’outil lui-même.
Qu’est-ce qu’Imagetotext.io ?
Imagetotext.io est un outil en ligne qui utilise des algorithmes de reconnaissance optique de caractères (OCR) et d’apprentissage automatique pour extraire des données textuelles à partir d’images et de documents numérisés. Une fois extrait, le texte devient modifiable et peut être stocké numériquement. L’outil numérise donc également les documents.
De plus, l’outil propose des versions gratuites et payantes à ses utilisateurs. Bien que ces deux versions soient plutôt bonnes, la version payante offre quelques fonctionnalités supplémentaires. Ceci étant dit, voici à quoi ressemble l’outil :
Comment Imagetotext.io aide-t-il les entreprises en matière de gestion documentaire ?
L’outil aide les entreprises à gérer les documents de plusieurs manières. Ci-dessous, nous allons discuter de chacun en détail.
1. Numérisation de documents physiques
La première façon dont Imagetotext.io aide les entreprises est de numériser leurs documents physiques. Il s’agit notamment des contrats, factures, reçus et formulaires qui doivent être manipulés par les employés et stockés dans un lieu physique.
Grâce à la numérisation, les entreprises peuvent économiser leurs ressources et leur espace de stockage. Ils n’auront plus besoin d’embaucher des personnes pour déplacer des documents et les parcourir en cas de besoin. De plus, cette numérisation offre d’autres avantages tels que :
- Sauvegarde facile : les documents numérisés peuvent être stockés sur plusieurs appareils et sauvegardés sur le stockage cloud. Cela évite la perte d’informations et de données importantes.
- Organisation améliorée : les documents numériques peuvent être organisés dans des dossiers, ils peuvent être étiquetés et nommés selon vos besoins. Ce tri amélioré permet aux entreprises d’y accéder facilement par la suite.
2. Améliorer l’accessibilité
Une fois les documents numérisés via Imagetotext.io, les entreprises peuvent garantir que les informations sont accessibles à toutes les parties et parties prenantes concernées. Cela était également possible avec des documents physiques, mais les choses n’étaient pas aussi simples qu’avec des documents numériques. Toute mise à jour en direct des informations peut être effectuée instantanément sans avoir à les fournir une par une à chaque partie prenante.
Ceci est également particulièrement utile dans les environnements collaboratifs où plusieurs équipes doivent accéder et travailler sur des informations en même temps.
De plus, le travail à distance est également facilité de cette manière, car les employés d’une entreprise peuvent accéder aux documents de n’importe où et à tout moment. Les entreprises peuvent également s’assurer qu’aucune information sensible n’est fournie à quelqu’un qui n’était pas censé les obtenir, car les documents numériques peuvent bénéficier d’un contrôle d’autorisation et d’une protection par mot de passe.
3. Améliorer la recherche
L’un des principaux inconvénients des documents physiques auxquels les entreprises sont confrontées est la difficulté de rechercher des informations spécifiques. En les numérisant, Imagetotext.io les rend plus consultables.
De cette façon, les employés peuvent facilement trouver ce qu’ils recherchent . Ils peuvent taper sur l’ordinateur et celui-ci affichera les documents contenant ces informations. C’est ce qu’on appelle la recherche par mot-clé.
De plus, lorsque les employés d’une entreprise passent moins de temps à rechercher des informations, ils peuvent consacrer le temps gagné à effectuer des tâches plus productives. C’est également un avantage pour l’entreprise elle-même.
4. Faciliter la saisie des données et réduire les erreurs ce faisant
Des spécialistes de la saisie de données sont souvent embauchés par les entreprises pour saisir sans erreur les informations contenues dans les factures et les formulaires dans des feuilles numériques. Cependant, ce n’est un secret pour personne que la saisie manuelle des données est toujours sujette aux erreurs humaines, notamment lorsque les factures ou les formulaires sont complexes.
Imagetotext.io aide les entreprises à automatiser cela car il peut automatiser l’extraction de données à partir de factures et de formulaires numérisés et même à partir de photos d’eux en un instant. Il le fait également sans erreur ni erreur de formatage.
De plus, le processus de saisie des données est considérablement accéléré, ce qui permet également de gagner du temps. De nombreuses petites entreprises utilisent également cette technique d’automatisation pour économiser leurs ressources, car elles n’ont pas besoin d’embaucher un expert humain en saisie de données.
Voici quelques-unes des façons par lesquelles Imagetotext.io aide les entreprises en matière de gestion documentaire. Avec tout discuté, notre article touche à sa fin.
Conclusion
Les entreprises utilisent Imagetot ext.io pour rationaliser les processus de gestion de documents. L’outil numérise les documents physiques et améliore l’accessibilité en rendant les informations facilement accessibles aux parties prenantes.
Il améliore également la possibilité de recherche et automatise la saisie des données pour réduire les erreurs et gagner du temps. Ces fonctionnalités permettent aux entreprises de gérer et d’organiser efficacement leurs documents, ce qui entraîne une productivité et une efficacité accrues dans leurs opérations.
